Mau tujuannya mencari pekerjaan atau berkomunikasi dengan rekan kerja, pelanggan atau klien, anda harus mampu untuk mengirim email yang baik dan profesional.
Dari koreksi penulisan sampai menciptakan signature yang tepat, setiap langkah yang anda lakukan ketika menulis dan mengirim email profesional adalah penting. Membuat kesalahan fatal pada penulisan email akan berdampak buruk pada pekerjaan dan kesempatan bisnis anda. Gunakan waktu anda untuk mengirim tulisan email yang baik dan tertata, akan mengesankan setiap orang yang bekerja dengan anda.
Berikut adalah saran dari ahli bisnis dan karir untuk penulisan email yang profesional. Siapkan senjata terbaik anda setiap kali menekan tombol "kirim" dengan tips-tips berikut ini:
- Ingat bahwa setiap orang dapat membaca setelah email anda terkirim
"Sebelum anda menekan tombol kirim, selalu tanyakan pada diri anda, 'Apakah saya akan bangga dengan email ini jika tercetak di halaman depan koran?' -- karena setiap apa yang tertulis akan mudah dibagikan kepada orang lain." - Jennifer Brown, founder dan CEO, People Tactics
- Manfaatkan kolom signature dengan baik
"Satu hal yang selalu saya katakan pada klien adalah memasukkan semua informasi kontak mereka di kolom signature, begitu juga dengan gelar, nama perusahaan, social media dan website mereka. Hal ini juga akan memudahkan mereka menemukan kontak anda di setiap email jadi mereka akan mudah menghubungi anda, dan menjadi sarana promosi website anda." - Lisa Chase Patterson, presiden The Book Bank Foundation
- Cocokkan dengan signature untuk perangkat mobile
"Jika anda tidak mengatur signature yang sama seperti di vesi desktop untuk email anda, hal itu akan mengurangi keprofesionalitasan ketika anda membalas email dari perangkat mobile anda. Mengatur kolom signature dengan baik di perangkat mobile anda hanya butuh 10-20 menit dan terasa lebih baik ketimbang hanya bertuliskan 'sent from my iPhone.'" - Zach Fieldman, kepala akademik dan co-founder, New York Code + Design Academy [Apa itu mobile marketing?]
- Gunakan template untuk respon yang sering anda terbiasa anda gunakan
"Gunakan waktu anda untuk menulis respon dan simpan dalam perangkat anda. Hal ini akan menyelamatkan waktu anda karena anda tidak perlu memikirkan kata-kata yang tepat lagi. Dalam pengalaman saya, kebanyakan respon email dari para profesional biasanya sudah ditulis sebelumnya dan dimodifikasi sedemikian rupa untuk membuatnya lebi personal dan signifikan kepada penerima email tertentu Saya menyarankan untuk membuat 3 template email yang sering anda terima." - Lori Bruhns, Pemilik dan presiden, Lori Bruhns LLC
- Gunakan poin-poin
"Tips terbaik saya, untuk email profesional yang lebih baik adalah menggunakan poin-poin untuk hal-hal yang penting. Orang-orang ingin secepatnya menyelesaikan membaca untuk mendapatkan tujuan dari email tersebut, dan dengan memeberikan hal-hal penting dengan penggunaan poin-poin, email anda akan terlihat efektif dan profesional." - Cynthia Bazin, presiden SmartChic
Artikel terkait: 4 Trik email marketing yang efektif
- Jelas dan menyeluruh
"Saran saya untuk tim saya: Berpura-puralah untu menulis email seakan-akan anda akan mengirimnya ke ibu anda. jika anda menulis sesuatu yang ibu anda tidak mengerti, tambahkan penjelasan tambahan sampai anda percaya diri dan ibu anda mengerti - Kathy Bryan, direktur perusahaan pemasaran dan komunikasi, Nelnet
- Jelaskan satu poin dalam satu waktu
"Saya menemukan satu pendekatan sederhana yang terbaik. Sering kali, orang-orang menanyakan beberapa pertanyaan dalam satu email, yang mengakibatkan respon yang tertunda. Sebaliknya, saya lebih memilih untuk menanyakan satu pertanyaan atau satu poin per email. Hal ini memberi dua manfaat: Membatu anda membuat pesan mudah dicerna dan membuat penerima email mudah mengelolanya."- Todd Horton, founder dan CEO, KangoGift
- Jangan lupa untuk mengoreksi
"Baca email anda sebelum mengirimnya. Menulis pemikiran anda dan tidak mengoreksinya sebelum menekan tombol kirim akan mengahncurkan banyak aspek dalam profesionalitas anda." - Ed Mcmasters, direktur pemasaran dan komunikasi, Flottman Company
- Timing adalah segalanya
"Anda harus merepson bos, klien, rekan atau prospek anda pada hari yang sama mereka mengirim email kepada anda. Jika anda belum punya jawaban yang tepat, beritahu mereka bahwa anda telah menerima pesan mereka dan berikan waktu [tanggal] kapan mereka akan mendapat informas yang mereka butuhkan." - Lori Kaye, founder, Lion Linq
- Gunakan alamat email yang tepat
"jangan kirim email ke email personal mereka. Kecuali seseorang mengirim email kepada anda dengan akun personal atau email yang ada di kartu nama mereka, gunakanlah alamat email perusahaan merekaa. Hal ini setara dengan menelepon seseorang ke rumah mereka untuk membicarakan bisnis dan banyak orang tidak suka mencampuradukkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi mereka." - Alison Krawczyk manajer PR, Overit Media
- Masukkan email penerima di akhir
"Di setiap email, untuk bisnis atau bukan, saya suka menaruh alamat email penerima di akhir apda menit-menit akhir, sebelum smengirimnya. Dengan cara ini, saya bisa yakin untuk membaca dan membaca ulang apa yang saya tulis dan membuat beberapa perubahan tanpa khawatir kesalahan pengiriman." - Kerri Garbis, presiden, Ovation Communication
- Perhatikan nada tulisan anda
"Beberapa hal dapat terlihat kaku atau dingin di email, jadi jika anda ingin tetap terlihat profesional, ingatlah anda juga butuh menambahkan sedikit kepribadian dan gunakan bahasa yang menggambarkan nada yang tepat." - Anna O'Toole, analis senior media digital, seoWorks
- Gunakan kata-kata subjek anda dengan bijaksana
"Orang-orang memprioritaskan email apa yang akan dibacanya terlebih dahulu dari siapa pengirimnya -- anda pasti akan membaca email bos anda langsung, kan? -- dan kedua dari tulisan subjek. Berikan beberapa pertimbangan bagaimana penerima email anda akan bereaksi ketika membaca subjek anda. Apa untungnya bagi mereka untuk membuka email anda daripada email lain yang mungkin sama-sama mendesak?" - David Erickson, VP pemasaran online, Karwoski & Courage
- Sebutkan langkah anda selanjutnya
"Berkomitmenlah untuk melakukan follow-up, langkah selanjutnya dari anda, apakah menurut saran dari mereka atau apa rencana anda untuk tetap terhubung dengan mereka dalam rangka menghargai waktu dan kesediaan mereka." - Joan Kuhl, founder , Why Millenials Matter
Baca juga: Prinsip konten marketing yang semua bisnis harus ikuti
- Tahu kapan untuk menghindari email sama sekali
"Suasana yang baik bisa hilang dalam email, jika pembicaraan mulai sensitif, angkat telepon, lakukan video conference atau lakukan pertemuan langsung. Berjam-jam balas-membalas email terjadi karena antara pihak satu dengan pihak yang lain tidak mengerti konteks dari email." - Lee Caraher, presiden dan CEO, Double Forte
Dari koreksi penulisan sampai menciptakan signature yang tepat, setiap langkah yang anda lakukan ketika menulis dan mengirim email profesional adalah penting. Membuat kesalahan fatal pada penulisan email akan berdampak buruk pada pekerjaan dan kesempatan bisnis anda. Gunakan waktu anda untuk mengirim tulisan email yang baik dan tertata, akan mengesankan setiap orang yang bekerja dengan anda.
Berikut adalah saran dari ahli bisnis dan karir untuk penulisan email yang profesional. Siapkan senjata terbaik anda setiap kali menekan tombol "kirim" dengan tips-tips berikut ini:
Tips Penulisan Email Profesional dari Para Ahli
- Ingat bahwa setiap orang dapat membaca setelah email anda terkirim
"Sebelum anda menekan tombol kirim, selalu tanyakan pada diri anda, 'Apakah saya akan bangga dengan email ini jika tercetak di halaman depan koran?' -- karena setiap apa yang tertulis akan mudah dibagikan kepada orang lain." - Jennifer Brown, founder dan CEO, People Tactics
- Manfaatkan kolom signature dengan baik
"Satu hal yang selalu saya katakan pada klien adalah memasukkan semua informasi kontak mereka di kolom signature, begitu juga dengan gelar, nama perusahaan, social media dan website mereka. Hal ini juga akan memudahkan mereka menemukan kontak anda di setiap email jadi mereka akan mudah menghubungi anda, dan menjadi sarana promosi website anda." - Lisa Chase Patterson, presiden The Book Bank Foundation
- Cocokkan dengan signature untuk perangkat mobile
"Jika anda tidak mengatur signature yang sama seperti di vesi desktop untuk email anda, hal itu akan mengurangi keprofesionalitasan ketika anda membalas email dari perangkat mobile anda. Mengatur kolom signature dengan baik di perangkat mobile anda hanya butuh 10-20 menit dan terasa lebih baik ketimbang hanya bertuliskan 'sent from my iPhone.'" - Zach Fieldman, kepala akademik dan co-founder, New York Code + Design Academy [Apa itu mobile marketing?]
- Gunakan template untuk respon yang sering anda terbiasa anda gunakan
"Gunakan waktu anda untuk menulis respon dan simpan dalam perangkat anda. Hal ini akan menyelamatkan waktu anda karena anda tidak perlu memikirkan kata-kata yang tepat lagi. Dalam pengalaman saya, kebanyakan respon email dari para profesional biasanya sudah ditulis sebelumnya dan dimodifikasi sedemikian rupa untuk membuatnya lebi personal dan signifikan kepada penerima email tertentu Saya menyarankan untuk membuat 3 template email yang sering anda terima." - Lori Bruhns, Pemilik dan presiden, Lori Bruhns LLC
- Gunakan poin-poin
"Tips terbaik saya, untuk email profesional yang lebih baik adalah menggunakan poin-poin untuk hal-hal yang penting. Orang-orang ingin secepatnya menyelesaikan membaca untuk mendapatkan tujuan dari email tersebut, dan dengan memeberikan hal-hal penting dengan penggunaan poin-poin, email anda akan terlihat efektif dan profesional." - Cynthia Bazin, presiden SmartChic
Artikel terkait: 4 Trik email marketing yang efektif
- Jelas dan menyeluruh
"Saran saya untuk tim saya: Berpura-puralah untu menulis email seakan-akan anda akan mengirimnya ke ibu anda. jika anda menulis sesuatu yang ibu anda tidak mengerti, tambahkan penjelasan tambahan sampai anda percaya diri dan ibu anda mengerti - Kathy Bryan, direktur perusahaan pemasaran dan komunikasi, Nelnet
- Jelaskan satu poin dalam satu waktu
"Saya menemukan satu pendekatan sederhana yang terbaik. Sering kali, orang-orang menanyakan beberapa pertanyaan dalam satu email, yang mengakibatkan respon yang tertunda. Sebaliknya, saya lebih memilih untuk menanyakan satu pertanyaan atau satu poin per email. Hal ini memberi dua manfaat: Membatu anda membuat pesan mudah dicerna dan membuat penerima email mudah mengelolanya."- Todd Horton, founder dan CEO, KangoGift
- Jangan lupa untuk mengoreksi
"Baca email anda sebelum mengirimnya. Menulis pemikiran anda dan tidak mengoreksinya sebelum menekan tombol kirim akan mengahncurkan banyak aspek dalam profesionalitas anda." - Ed Mcmasters, direktur pemasaran dan komunikasi, Flottman Company
- Timing adalah segalanya
"Anda harus merepson bos, klien, rekan atau prospek anda pada hari yang sama mereka mengirim email kepada anda. Jika anda belum punya jawaban yang tepat, beritahu mereka bahwa anda telah menerima pesan mereka dan berikan waktu [tanggal] kapan mereka akan mendapat informas yang mereka butuhkan." - Lori Kaye, founder, Lion Linq
- Gunakan alamat email yang tepat
"jangan kirim email ke email personal mereka. Kecuali seseorang mengirim email kepada anda dengan akun personal atau email yang ada di kartu nama mereka, gunakanlah alamat email perusahaan merekaa. Hal ini setara dengan menelepon seseorang ke rumah mereka untuk membicarakan bisnis dan banyak orang tidak suka mencampuradukkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi mereka." - Alison Krawczyk manajer PR, Overit Media
- Masukkan email penerima di akhir
"Di setiap email, untuk bisnis atau bukan, saya suka menaruh alamat email penerima di akhir apda menit-menit akhir, sebelum smengirimnya. Dengan cara ini, saya bisa yakin untuk membaca dan membaca ulang apa yang saya tulis dan membuat beberapa perubahan tanpa khawatir kesalahan pengiriman." - Kerri Garbis, presiden, Ovation Communication
- Perhatikan nada tulisan anda
"Beberapa hal dapat terlihat kaku atau dingin di email, jadi jika anda ingin tetap terlihat profesional, ingatlah anda juga butuh menambahkan sedikit kepribadian dan gunakan bahasa yang menggambarkan nada yang tepat." - Anna O'Toole, analis senior media digital, seoWorks
- Gunakan kata-kata subjek anda dengan bijaksana
"Orang-orang memprioritaskan email apa yang akan dibacanya terlebih dahulu dari siapa pengirimnya -- anda pasti akan membaca email bos anda langsung, kan? -- dan kedua dari tulisan subjek. Berikan beberapa pertimbangan bagaimana penerima email anda akan bereaksi ketika membaca subjek anda. Apa untungnya bagi mereka untuk membuka email anda daripada email lain yang mungkin sama-sama mendesak?" - David Erickson, VP pemasaran online, Karwoski & Courage
- Sebutkan langkah anda selanjutnya
"Berkomitmenlah untuk melakukan follow-up, langkah selanjutnya dari anda, apakah menurut saran dari mereka atau apa rencana anda untuk tetap terhubung dengan mereka dalam rangka menghargai waktu dan kesediaan mereka." - Joan Kuhl, founder , Why Millenials Matter
Baca juga: Prinsip konten marketing yang semua bisnis harus ikuti
- Tahu kapan untuk menghindari email sama sekali
"Suasana yang baik bisa hilang dalam email, jika pembicaraan mulai sensitif, angkat telepon, lakukan video conference atau lakukan pertemuan langsung. Berjam-jam balas-membalas email terjadi karena antara pihak satu dengan pihak yang lain tidak mengerti konteks dari email." - Lee Caraher, presiden dan CEO, Double Forte