Setiap pekerja
memiliki hari dimana mereka tidak bisa menyelesaikan apapun degan benar. Tidak
peduli seberapa banyak proyek dan tugas yang anda mulai, tidak ada yang
berhasil dalam to-do-list anda, dan pada akhir hari itu anda makin kewalahan
dan frustasi daripada ketika anda memulainya.
Edward Brown, pendiri perusahaan pelatihan dan konsultan Cohen Brown Management Group, tahu masalah
ini telah menjangkiti pekerja selama beberapa dekade. Tapi di era distaksi
digital ini, hilangnya waktu dan produktivitas telah menjadi isu yang lebih
mendesak.
“40-60 % waktu yang
dihabiskan selama bekerja terbuang karena melakukan hal yang tidak diinginkan,
tidak diperlukan, interupsi yang tidak produktif,” kata Brown. “Jika interupsi
ini dihilangkan, hal ini dapat meningkatkan tersedianya waktu untuk memenuhi
produktivitas dan tujuan pendapatan.”
Dalam buku barunya “The Time Bandit Solution” (Cohen Brown Picture Company, 2014), Brown
mengidentifikasi 5 faktor utama yang berkontribusi dalam hilangnya waktu di
tempat kerja:
Hal yang Mengganggu Produktivitas Pekerjaan
Interupsi – Apapun yang
mengganggu alur kerja anda, dari teman sekantor yang berhenti di meja kerja
anda untuk mengobrol sampai telepon yang tak terduga atau notifikasi yang
muncul di layar komputer anda.
Restart – Upaya yang
terlibat dalam mengembalikan konsentrasi ketika anda meninggalkan pekerjaan
anda sebelum adanya gangguan, dimana akan sangat bergantung pada bentuk gangguan
dan berapa lama waktu gangguan tersebut.
Kehilangan Momentum –
Hilangnya efisiensi, akurasi, dan produktivitas yang terbangun dari
penyelesaian tugas yang terganggu.
Pengerjaan ulang –
mengerjakan kembali bagian proyek atau mengulangi semua dari awal karena
kesalahan atau kualitas yang buruk, berasal dari hilangnya fokus.
Manifestasi
Penderitaan – Efek samping dari stress karena gangguan, seperti kelelahan mental,
mudah marah, hilang konsentrasi, atau berkurangnnya efisiensi dan pruktivitas.
Individu-individu
dibalik gangguan ini, termasuk rekan kerja, bos, klien adalah “Time Bandit”
yang mengambil waktu produktif berharga anda, kata Brown. Tapi tidak mungkin
juga untuk mencegah kriminal waktu ini dalam memecah fokus anda.
“Semua orang adalah
pencuri waktu seseorang,” kata Brown. “teman-teman saling menganggu satu sama
lain, dan jajaran manajemen menginterupsi bawahannya. Bisa saja seseorang
tiba-tiba mencondongkan tubuhnya pada anda dan bertanya disaat anda sedang
berada di tengah-tengah momentum berharga.
Meskipun anda tidak
bisa menghindari semua gangguan, anda dapat menjamin diri anda sendiri dimana
anda sudah punya fokus yang lengkap dan tidak terbagi. Lakukan cara ini denga
teknik yang Brown beri nama “Time Locking.” Dalam lingkungan yang ideal, semua
pekerja akan mendapatkan blok waktu yang tidak dapat diganggu – sebuah “time
lock” – dalam fokusnya dalam pekerjaan
dan mengelola momentum dan produktivitas, kata Brown. Ini artinya tidak ada
surfing di internet, tidak mengecek sosial media, tidak menjawab email dan
panggilan telepon – hanya periode senyap, dengan tidak ada gangguan dari luar,
dimana anda dapat menyelesaikan pekerjaan anda. Rekan dan bos anda harus tahu
dan menghormati “Time Lock” anda, dan saling melindungi satu sama lain dalam
periode tersebut dan menghindari interupsi dari klien dan konsumen.
Baca juga: 9 bisnis sampingan karyawan yang sibuk
Brown mencatat bahwa “Time
Lock” sangat efektif karena memungkinkan seseorang untuk fokus pada prioritas
paling penting dalam pekerjaan mereka, dimana sering ditutupi oleh pekerjaan-pekerjaan
kecil yang dibawa oleh orang lain setiap hari. Rahasia untuk membuat cara ini
berhasil adalah dengan mengidentifikasi dan berkomitmen kepada prioritas anda
selama “Time Lock”.
“Apa yang orang lain
lihat sebagai pekerjaan yang urgent, anggapalah itu hanya sebagai pekerjaan penting
bagi anda, bukan urgent,” kata Brown. “Analisalah kapan waktu yang tepat untuk
mengerjakan pekerjaan yang mudah dan berat”
Mungkin akan susah
untuk sepenuhnya melaksanakn “Time Lock” dalam kantor anda, tapi anda bisa
memulai dari merebut kembali waktu anda yang hilang dengan cara dekati pencuri
waktu anda, dan buatlah mereka sadar bahwa mereka dan anda bisa mendapatkan
manfaat dari saling memberi waktu yang tenang ketika melakukan pekerjaan.
“Ketika mendekati
pencuri waktu kita, kita harus menggunakan kemahiran,” kata Brown. “Tidak ada
hal seperti ‘katakan saja tidak’ [ketika ada gangguan]. Pikirkan mendalam apa
yang akan anda katakan, dan bersikaplah dengan empati dan sebaik mungkin.